«Stadig flere leietakere ønsker å være lokalisert i sentrum. Med begrenset nybyggsmuligheter blir det stadig færre alternativer å velge blant, og det gjelder å være ute i god tid for å sikre seg de beste alternativene. »

– Det er viktig å ikke vente for lenge med å starte prosessen med å vurdere nye kontorlokaler når det nærmer seg kontraktsutløp.

Få på plass søkekriteriene, og jobb med å skaffe kunnskap om alle mulige alternativer som matcher søkekriteriene. På den måten posisjonerer du deg og sikrer de beste alternativene slik at du føler trygghet for valget enten resultatet blir reforhandling eller relokalisering, sier Anne Bruun-Olsen senior partner og direktør leietakerrådgivning.

Dersom eksisterende lokaler vurderes som et godt alternativ er det ekstra viktig å få sammenlignet dette med nye muligheter, både for å skaffe seg en bedre forhandlingsposisjon mot eksisterende utleier, men også for å sørge for at eksisterende lokaler kan tilpasses fremtidige behov og oppgraderes tilsvarende nye alternativer. Minst 2 år før utløp.

– Med over 20 års erfaring som leietakers rådgiver/megler har vi sett betydningen av å være tidlig ute for å oppnå de beste resultatene. For store leietakere, dvs. leietaker med arealbehov fra 2-5.000 kvadratmeter, snakker vi om 2-3 år før kontraktsutløp.  For enda større leietakere, som gjerne ønsker egne hovedkontorbygg bør man være enda tidligere ute, sier Bruun-Olsen.

Valg av kontorlokaler er en viktig strategisk beslutning en ledelse tar, som påvirker organisasjonen i mange år fremover. Det er derfor nødvendig å bruke tilstrekkelig tid på å jobbe med prosessen med vurdering av kontorsituasjonen.

Det er mange spørsmål som inngår i en slik prosess, som vi i Cushman & Wakefield Realkapital bistår våre oppdragsgivere med å finne ut av og løse, sier Bruun-Olsen. Dette er spørsmål som:

  • Hvilken beliggenhet er viktig og riktig for å understøtte ønsket profil og identitet?
  • Hvilken beliggenhet er viktig for å tiltrekke seg og beholde ønsket arbeidskraft?
  • Hvilke kvaliteter er viktig, både tekniske kvaliteter som inneklima etc, men også innredningsmessige kvaliteter?
  • Krav til bærekraft?
  • Hvilken kontorutforming, rom og funksjoner er viktig for at organisasjonen skal fungere best mulig mht. samhandling, produktivitet og trivsel?
  • Hvilket arealbehov er nødvendig i dag og for fremtiden, og kan evt. noe areal deles med andre?
  • Krav til bygningsmessig og kontraktsmessig fleksibilitet?
  • En forutsigbar og balansert leiekontrakt?
  • Konkurransedyktig leiepris (også leiefritak og rabatter)?
  • Vurdering av gårdeier

– Jeg kan trekke frem to eksempler fra oppdragsgivere vi har jobbet med. Både Handelsbanken og advokatfirmaet Føyen Torkildsen, hadde begge sentrumsbeliggenhet med nærhet til god offentlig kommunikasjon som søkekrav. De var tidlig ute og startet søkeprosessen 2,5 -3 år før kontraktsutløp.

 

Med et arealbehov på 8.000 kvm og 3000 kvm fikk de presentert hhv 16 og 28 alternativer, og av disse var det 4 som pekte seg ut. I dag hadde alternativene vært begrenset til 1/3, og således både en svekket forhandlingsposisjon og dårligere alternativ. De fikk en bedre prosess, og flere alternativer og løsninger de var godt fornøyd med, fordi de var tidlig ute, avslutter Bruun-Olsen.

 

– Bruk rådgiver og involver de ansatte

I april 2021 går flyttelasset til nye lokaler i Bjørvika for de ca. 80 medarbeiderne i advokatkontoret Føyen Torkildsen. Det er resultatet av en prosess de startet i god tid før utløp av dagens leieavtale. – Det at vi har vært tidlig ute i prosessen har gjort at vi har kunnet vurdere flere mulige objekter, samtidig som vi også har hatt muligheten til å reflektere grundig gjennom hva som er viktig for oss i valget av nye kontorlokaler, sier advokat og partner Paal-Christian Hansen i Føyen Torkildsen.

Selskapet sitter i dag i lokaler der medarbeiderne er spredt over flere etasjer i et lukket bygg. Med mindre gode interntrappløsninger, utfordrer dette interaksjon mellom de ulike avdelingene. – Lokalene vi sitter i preger kulturen og identiteten til selskapet. Vi har blitt veldig bevisste på dette, etter å ha hatt en lite gunstig løsning i dag. Vi har flyttet noen ganger tidligere, og ønsker nå å bygge en enda sterkere identitet til valg av både sted og løsning. For å lykkes med dette opplever vi at en dyktig rådgiver, som også er opptatt av forankringen hos de ansatte, er helt avgjørende, sier Hansen.

Føyen Torkildsen valgte å organisere prosessen slik at en gruppe med representanter fra selskapets ulike avdelinger var med for å sikre involvering og forankring internt. – Med god støtte fra Cushman &Wakefield Realkapital som så verdien av denne forankringen, ble prosessen effektiv og sikret et godt resultat, sier Hansen.

Og nettopp det å erkjenne viktigheten av å bygge stolthet rundt arbeidsplassen har vært viktig for Føyen Torkildsen. – Vi tok med alle medarbeiderne til lokalene, som på det tidspunktet var fraflyttet av tidligere leietaker. Der vi ble møtt av Braathen Eiendom (utleier), som fortalte om prosjektet og ga oss en mulighet til å se for oss hvor flott det vil bli. Det skapte en entusiasme og glede som vi skal ta vare på frem mot innflytting i 2021, avslutter Hansen.